Zwolnienie lekarskie, a zagraniczny pracodawca. Co mówi prawo?

Kiedy pracujemy dla polskiego pracodawcy, sprawa zwolnienia lekarskiego wydaje się stosunkowo prosta. Wiemy, że idziemy do lekarza, dostajemy e-ZLA, a system sam przesyła je do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i naszego pracodawcy. Nie musimy o niczym pamiętać. Wszystko dzieje się niemal automatycznie. Ale co w sytuacji, gdy w grę wchodzi zagraniczny pracodawca? Gdy nasze miejsce pracy znajduje się nie w Polsce, a w Berlinie, Londynie, czy gdzieś jeszcze dalej? Coraz więcej osób wykonuje przecież pracę zdalną dla zagranicznych firm, a polski rynek otworzył się na międzynarodowe współprace. To, co jeszcze kilkanaście lat temu było rzadkością, dziś stało się codziennością. I właśnie tutaj rodzi się pytanie: jak wygląda kwestia zwolnienia lekarskiego, kiedy nasz pracodawca nie ma nic wspólnego z polskim systemem prawnym?

Może wydawać się, że to niuans, ale w praktyce potrafi spędzać sen z powiek. Choroba nie pyta o paszport ani o miejsce pracy. Przychodzi znienacka, a my musimy pogodzić obowiązki wobec zdrowia i wobec pracodawcy. To sytuacja, w której często ścierają się dwa światy: polski system ubezpieczeń zdrowotnych i zagraniczne przepisy prawa pracy.

Zwolnienie lekarskie, a polski system ubezpieczeń: fundament, od którego trzeba zacząć

Zacznijmy od podstaw. W Polsce zwolnienie lekarskie, czyli tzw. L4, jest dokumentem potwierdzającym czasową niezdolność do pracy. Wystawia je lekarz, a dzięki systemowi elektronicznemu trafia ono bezpośrednio do ZUS. To kluczowe, bo właśnie od tego, czy podlegamy polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, zależy, jakie prawa przysługują nam podczas choroby.

Jeżeli jesteśmy zatrudnieni na polską umowę o pracę, odprowadzamy składki do ZUS i niezależnie od tego, dla jakiego pracodawcy faktycznie wykonujemy zadania, obowiązuje nas polskie prawo. To oznacza, że L4 działa w pełni i przysługuje nam zasiłek chorobowy zgodnie z zasadami określonymi w polskim systemie. Nawet jeśli nasz szef mieszka w Paryżu czy Nowym Jorku, formalnie to ZUS i polskie przepisy są punktem odniesienia. Inaczej sprawa wygląda, gdy pracujemy dla zagranicznej firmy na zasadach wynikających z tamtejszego prawa pracy. Na przykład mamy kontrakt w Niemczech, w Wielkiej Brytanii czy we Francji. Wtedy to zagraniczny system zabezpieczenia społecznego odpowiada za świadczenia chorobowe, a polskie zwolnienie lekarskie, choć ważne medycznie, może nie mieć mocy prawnej w oczach zagranicznego pracodawcy.

To prowadzi nas do wniosku, że kluczową kwestią nie jest samo „miejsce pracy”, ale to, w którym kraju odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne. Tam, gdzie trafiają nasze składki, tam obowiązują przepisy w zakresie zasiłku chorobowego i ochrony pracownika.

Zagraniczny pracodawca, a L4: praktyka bywa różna

Wyobraźmy sobie sytuację: Polka pracująca zdalnie z Krakowa dla niemieckiej firmy IT nagle choruje. Idzie do polskiego lekarza, otrzymuje e-ZLA, ale system przesyła je tylko do ZUS: niemiecki pracodawca nie ma do niego dostępu. Co wtedy? Tutaj zaczynają się schody. Pracodawca w Niemczech może wymagać dostarczenia papierowego zaświadczenia lekarskiego (Arztbescheinigung), sporządzonego zgodnie z niemieckimi wymogami. Polski dokument elektroniczny nie zawsze będzie wystarczający. Z kolei w Wielkiej Brytanii pracodawca może oczekiwać tzw. „fit note”, czyli zwolnienia wystawionego w określonym formacie.

W praktyce oznacza to, że często pracownik musi zadbać o dodatkowe tłumaczenie czy papierową wersję zwolnienia, którą prześle pracodawcy. Nierzadko lekarze w Polsce na prośbę pacjenta wystawiają równolegle zaświadczenie w wersji papierowej, które można wysłać pocztą lub skanem do pracodawcy. To nie jest jednak standard, a raczej praktyka wypracowana przez samych pacjentów i lekarzy.

Gdy w grę wchodzi zagraniczny pracodawca, kolejną kwestią jest prawo do wynagrodzenia za czas choroby. W Polsce obowiązuje system: pracodawca płaci za pierwsze dni, a potem przechodzi się na zasiłek z ZUS. Za granicą zasady bywają zupełnie inne. W niektórych krajach płatne zwolnienie trwa tylko kilka dni, w innych obowiązuje od pierwszego dnia i w pełnej wysokości. To bywa dla pracowników zaskakujące, szczególnie jeśli wcześniej korzystali z ochrony wynikającej z polskich przepisów.

Zagraniczny pracodawca: międzynarodowe przepisy i unijne regulacje, czyli gdzie szukać oparcia

Na szczęście nie wszystko jest zostawione przypadkowi. W ramach Unii Europejskiej istnieją przepisy koordynujące systemy zabezpieczenia społecznego. Oznacza to, że jeśli pracujemy w jednym kraju UE, a mieszkamy w innym, możemy korzystać z prawa do świadczeń chorobowych, ale pod warunkiem, że spełniamy wymogi kraju, w którym podlegamy ubezpieczeniu.

Przykład: Polak zatrudniony na umowę o pracę w Holandii, ale mieszkający w Polsce, w razie choroby powinien zgłosić się do lekarza w Polsce. Lekarz wystawi mu dokument potwierdzający niezdolność do pracy, ale pacjent ma obowiązek przekazać go do holenderskiego pracodawcy lub tamtejszej instytucji ubezpieczeniowej. Unijne przepisy przewidują formularze i procedury, które mają ułatwić ten proces, choć w praktyce wymaga to od pracownika sporej orientacji w formalnościach.

Sprawa komplikuje się bardziej, jeśli chodzi o pracodawców spoza UE. W takim przypadku wszystko zależy od lokalnych regulacji prawa pracy i umowy, jaką podpisaliśmy. Czasami firmy przewidują elastyczne rozwiązania, ale bywa i tak, że polskie L4 nie będzie respektowane bez dodatkowych formalności czy wizyty u lekarza w kraju pracodawcy.

Jak poradzić sobie w praktyce i o czym pamiętać?

Choć przepisy są różne i często skomplikowane, warto kierować się kilkoma zasadami zdrowego rozsądku. Po pierwsze, zawsze dobrze jest poinformować pracodawcę o chorobie jak najszybciej. Niezależnie od tego, czy formalnie ma dostęp do polskiego systemu, czy nie. Transparentność buduje zaufanie i minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Po drugie, warto zapytać pracodawcę o procedurę obowiązującą w danej firmie. Niektóre międzynarodowe organizacje mają jasno określone zasady dotyczące zwolnień lekarskich, inne podchodzą do tego elastycznie. Często wszystko zależy od regulaminu wewnętrznego i kraju, w którym firma ma siedzibę.

Po trzecie, dobrze mieć świadomość, że polskie L4 ma pełną moc w kontekście naszego systemu. Jeśli opłacamy składki do ZUS, to mamy ochronę w Polsce. Jednak wobec zagranicznego pracodawcy może być traktowane tylko jako dokument pomocniczy. Czasami potrzebne jest dodatkowe zaświadczenie, a niekiedy wręcz osobna wizyta u lekarza w kraju pracodawcy.

Zwolnienie lekarskie, a zagraniczny pracodawca. Choroba w świecie globalnej pracy i nowe wyzwania

Świat pracy staje się coraz bardziej międzynarodowy i elastyczny. Wraz z nim rośnie liczba osób, które muszą zmierzyć się z takimi niuansami jak zwolnienie lekarskie dla zagranicznego pracodawcy. To pokazuje, jak bardzo tradycyjne przepisy prawa pracy tworzone z myślą o pracy lokalnej, muszą doganiać nową rzeczywistość.

Jedno jest pewne: choroba to nie wybór, a prawo do odpoczynku i leczenia należy się każdemu pracownikowi, niezależnie od tego, dla kogo i w jakim kraju pracuje. Dlatego warto nie tylko znać przepisy, ale i dbać o otwartą komunikację z pracodawcą, by uniknąć stresu w momencie, gdy zdrowie i tak już wystawia nas na próbę.